Herold IT-Service

Willkommen

Lernen Sie wie LAPS Ihnen im Vereinsalltag helfen kann den Überblick über alle Athleten, Sportgruppen, Trainingszeiten, Events und Wettkämpfe zu behalten. In dieser Dokumentation lernen Sie alle Features von LAPS im Detail kennen. 

Nachfolgend sehen Sie die LAPS Funktionen im Überblick. Auf der linken Seite stehen Funktionen die mit LAPS Account genutzt werden können. Dazu gehören die Vereinsverwaltung, in der Informationen zum Verein, den Trainern, den Gruppen, den Trainingszeiten und den Athleten hinterlegt werden können und die Wettkampf und Event Verwaltung. Sind diese Daten gepflegt, ermöglicht es Trainingsteilnahmebestätigungen einzuholen und Wettkampfmeldungen abzuwickeln. Diese Themen können bei entsprechender Konfiguration auch für Nutzer außerhalb von LAPS bereitgestellt werden. Dies zeigt die rechte Seite der Grafik. 

Onboarding und Datenpflege
1.1. – Registrieren und Mandant anlegen
1.2. – Vereinsdaten verwalten
1.3. – Wettkämpfe anlegen

Workflows / Features
2.1. – Automatisiert Trainingsteilnahmen bei Athleten anfragen
2.2. – Wettkampfmeldung

Tutorial 1.1 - Registrieren und Mandant anlegen

Sie erreichen LAPS unter  https://laps.herolditservice.de.

Wenn Sie einen LAPS Mandanten für Ihren Verein anlegen möchten, können Sie über das Menü auf der rechten Seite über „Anmelden/Registrieren“ starten. Sie können dort einen LAPS Account erstellen und einen neuen Mandanten anlegen. Geben Sie dafür bei der Registrierung eine E-Mail-Adresse und ein persönliches Passwort an und erstellen Sie einen Mandanten mit einem Namen für Ihren Verein. 

Der Großteil der Nutzer wird zu LAPS eingeladen. Hier läd ein Mandantenadministrator Sie mit einer E-Mail-Adresse zu LAPS ein. Sie werden so zum Trainer oder zum Athleten. In diesem Fall müssen Sie keinen neuen Mandanten anlegen, die Zuordnung zu dem Mandanten des einladenden Vereins erfolgt automatisch. 

Tutorial 1.2 - Vereinsdaten Verwalten

Über den Menüeintrag „Verwalten von Stammdaten“ im Memü auf der rechten Seite können Vereinsdaten, Trainer, Gruppen und Athleten verwaltet werden. Nutzer mit den erforderlichen Rechten können hier Daten erstellen und editieren. In LAPS sollten alle Informationen zu Ihrer Vereinsstruktur hinterlegt sein.

  • Dies beinhaltet an erster Stelle den Name Ihres Vereins und evtl. weitere Vereine mit denen Sie gemeinsam Trainingsgruppen und Wettkampfgruppen bilden.
  • An zweiter Stelle werden Trainer aus jedem Verein angelegt. Trainer wirken als Gruppenverantworltiche für eine oder mehrere Trainingsgruppen.
  • Trainingsgruppen benötigen immer einen Gruppenverantwortlichen/Trainer. Eine Gruppe ist eine Gemeinschaft an Personen die zusammen Sport machen. Eine Gruppe kann mehrere Trainingszeiten haben. 
  • Athleten müssen nicht zwangsläufig einer Gruppe zugeordnet werden, haben aber eine primäre Gruppe und somit einen primären Trainer. 

 

Veriene
Trainer
Gruppen
Athleten

Tutorial 1.3 - Wettkämpfe anlegen

Mit LAPS ist es möglich bevorstehende Wettkämpfe zu hinterlegen, damit diese von Athleten und Trainern eingesehen werden können. Zusätzlich wird eine Wettkampfanmeldung ermöglicht. So können Athleten sich für einen bevorstehenden Wettkampf oder im Falle der Kinderleichtathletik Eltern ihre Kinder zu einem bevorstehenden Wettkampf anmelden. 

Unter dem Menüeintrag „Verwalten von Stammdaten“ im Menü auf der rechten Seite können Admins über die Kachel „Wettkämpfe und Events“ neue Wettkämpfe anlegen und bestehende Wettkämpfe editieren. Wettkämpfe sind immer einem Typ (Kinderleichtathletik, Leichtathletik, Event) zugeordnet und haben einen Namen und ein Wettkampf Datum. Zusätzlich können weitere Informationen je nach Typ hinzugefügt werden. 

Bei Kinderleichtathletik Wettkämpfen ist es möglich einen „Extenen Meldelink“ zu erstellen. Dieser kann von Nutzern ohne LAPS Account aufgerufen werden und stellt ein Formular zur Meldung von Athleten dar. Dieser Link kann beispielsweise in WhatsApp Gruppen gepostet werden. Das Formular prüft automatisch ob die angegebenen Daten zu den hinterlegten Daten in LAPS passen. 

Bei Leichtathletik Wettkämpfen werden Informationen zu den Alternsgruppen und den Disziplinen der Altersgruppe benötigt. 

 

2.1. Automatisiert Trainingsteilnahmen abfragen

LAPS ermöglicht für jedes hinterlegte Training eine Teilnahmeanfrage an alle Athleten des Trainings per E-Mail zu versenden, damit die Athleten sich über 2 einfache Links zum Training anmelden oder abmelden können. Dies ermöglicht einen einfacheren Prozess als in einer WhatsApp Gruppe für jedes Training eine Konversation zu führen und schafft für jeden Teilnehmer wesentlich mehr Transparenz.

Damit eine Mail zur Bestätigung der Trainingsteilnahme versendet werden kann müssen in LAPS die Vereinsdaten gepflegt sein. Es wird mindestens ein Verein, ein Trainer und eine Trainingsgruppe in den LAPS Vereinsdaten benötigt. Gehen Sie im Menü rechts unter „Verwalten von Stammdaten“ über die Kachel „Gruppen“. Hier können Gruppen und Trianingszeiten angelegt und editiert werden. Ein Training findet immer an einem Wochentag statt und hat eine Startzeit und eine Endzeit. Für ein Training kann hinterlegt werden, ob eine automatische E-Mail zur Teilnahmebestätigung an die Athleten versendet werden soll oder nicht.  

Gruppe anlegen

Trainingsteilnahmebestätigungsmails werden nur an Athleten mit einer E-Mail Adresse mit bestätigtem Double-Opt-In versendet. Wenn Sie Athleten anlegen, hinterlegen Sie eine E-Mail Adresse und aktivieren Sie die Checkbox für „Trainingserinnerungen“ zur Einholung des Double-Opt-Ins für die angegeben E-Mail Adresse. Der Athlet bekommt somit beim Speichern eine E-Mail in der er aufgefordert wird seine E-Mail Adresse zu bestätigen. Andernfalls wird LAPS keine weitere E-Mail an die angegebene E-Mail Adresse schicken. Beim Editieren von Athleten kann ein neues Opt-In eingeholt werden und ein LAPS Account erstellt werden. Hier stehen entsprechende Buttons zur Verfügung. 

Athlet anlegen - E-Mail Opt-In einholen
Athlet editieren - E-Mail Opt-In einholen

Nutzer haben in jeder E-Mail die Möglichkeit sich vom Verteiler abzumelden. Nutzer mit LAPS Account können ihre E-Mail Einstellungen in ihrem Profil verwalten. Hier gehen Sie im Menü auf der rechten Seite über den Eintrag „Profil“ und dann in den Reiter „Benachrichtigungen“.